A fim de otimizar a etapa de REQUISIÇÃO de compra ou de serviço, esclareceremos alguns pontos essenciais para que as necessidades possam ser atendidas com maior eficiência e de acordo com os dispositivos legais aplicáveis:

1. Como todo ato administrativo, o processo de compras obedece a formalidades legais e administrativas, sem as quais se pode invalidá-lo, situação que traz sérias dificuldades ao Administrador Público. Assim, é imperioso que todas as etapas do processo sejam regularmente cumpridas;
2. Para que a Administração efetue qualquer contratação, preliminarmente, deve curvar-se ao princípio fundamental da definição precisa do objeto. Assim está determinado na Lei 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos), in verbis:
   1. Para obras e serviços de engenharia:

      “Art. 7º:
      § 2º - As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando:
      

      1. houver projeto básico aprovado pela autoridade competente e disponível para exame dos interessados em participar do processo licitatório;
      2. existir orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os custos unitários; (...)

      
      § 9º - O disposto neste artigo aplica-se também, no que couber, aos casos de dispensa e de inexigibilidade de licitação.”

   2. Para compras:

      “Art. 14 – Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa”.

   Desta forma, para satisfação do comando legal, deve-se definir com precisão o que se quer contratar. Neste sentido, reportamo-nos ao entendimento do TCU, explicitado na Súmula 177:

   “A definição precisa e suficiente do objeto licitado constitui regra indispensável da competição, até mesmo como pressuposto do postulado de igualdade entre os licitantes, do qual é subsidiário o princípio da publicidade, que envolve o conhecimento, pelos concorrentes potenciais, das condições básicas da licitação, constituindo, na hipótese particular da licitação para compra, a quantidade demandada em uma das especificações mínimas e essenciais à definição do objeto do pregão.”

   A pergunta que se faz presente é a seguinte: como caracterizar o objeto da contratação? IVAN BARBOSA RIGOLIN, a propósito do assunto, preleciona:

   “Deve iniciar-se o procedimento de uma licitação de compra de bens pela requisição ou ordem da autoridade, que indica os bens necessários, a serem adquiridos. Deve aquela requisição apontar com precisão todas as características importantes desejadas, tais quais quantidades, descrição dos bens, especificação de rendimento, qualidade ou produção mínimas necessárias, e outras eventuais, como garantia necessária, rede de manutenção, facilidade de reposição, ou outras”.

   O requerente também deverá informar se a contratação gerará assistência técnica ou obrigações futuras, pois, se assim for, um termo de contrato deverá ser elaborado e os eventuais suprimentos para continuidade do funcionamento do bem deverão ser incluídos na cadeia de suprimento (exemplo: se a requisição versar sobre numerador automático que usa tinta especial, deverá haver especificação das características da tinta, bem como da quantidade necessária para autonomia de funcionamento do numerador por determinado período).

   Ainda a propósito da definição do objeto, para as aquisições, cabe destacar que, em geral, há impossibilidade de que se indique marca certa, conforme dispõe a Lei 8.666/93:

   “Art. 15:
   § 7º - Nas compras deverão ser observadas, ainda:

   1. a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;” (grifo nosso)

   Abstratamente, a indicação de marca certa quer indicar o grau de qualidade de certo bem. Para esse fim, a indicação pode ser substituída pela exposição abrangente das características técnicas do objeto. Em caráter excepcional, se houver dificuldade para a caracterização do bem que se quer contratar, há a possibilidade de que se indique marca. Se assim for, de preferência, que se indique mais de uma marca para que por meio das indicações se possa obter parâmetros da qualidade desejada. Todavia, se, para o atendimento de dada necessidade, somente uma marca detiver os atributos suficientes, o procedimento a ser adotado será o seguinte:

   1. A requisição deverá trazer a definição da necessidade e exposição das razões de imprescindibilidade para o atendimento daquela necessidade pública por meio da marca indicada;
   2. Deverá ainda apresentar, de modo objetivo e pontual, as características técnicas do bem que se ligam à satisfação da necessidade apresentada, consignando a pertinência e suficiência da marca escolhida, bem como exposição das razões que inviabilizam a satisfação por meio de outras marcas (exemplo: forno autoclave para esterilização de material odontológico – “optamos pela marca Z porque somente os equipamentos fabricados por ela atingem a temperatura de X graus conforme exige a norma técnica Y do Ministério da Saúde; somente ela presta assistência técnica nesta comarca; de outro lado, os equipamentos de marca W e K não apresentam a trava de segurança Q, indispensável para o uso adequado deste equipamento no local em que está instalado; etc”).

   O douto JORGE ULISSES JACOBY FERNANDES também consente em indicar-se marca certa2, aprofundando a análise sobre a necessidade de exposição de razões que deverá instruir o processo a fim de assegurar-se a obediência à legalidade:

   “b) a justificativa para a indicação de marca deverá, como se insere no único dispositivo que baliza o assunto, amparar-se em motivos de ordem técnica, como tal entendido o alinhamento de fatores impessoais e que tenham um fundamento científico; c) (...) que não apenas descreva a característica pretendida e considerada essencial para a Administração, quanto demonstre que as outras marcas não a ostentam, acrescentando inclusive por que essa peculiaridade é essencial; d) o rigor recomendado para a justificativa resultará em proveito do agente que o adota, na medida em que tornará transparente a motivação do ato e reforçará a fundamentação da decisão. Ademais, nessa seara é imperioso que a demonstração das razões do convencimento fique documentadas porque está se afastando da órbita princípio da isonomia, fundamental em sede de licitações;”3 (grifo nosso)

3. Um dos princípios norteadores da atividade administrativa é a necessidade de motivação para os atos dela decorrentes. Especificamente tratando de contratações, a indicação das razões que ensejam a compra ou a execução do serviço, é de presença imprescindível. A este respeito ensina o ilustre MARÇAL JUSTEN FILHO4: “A Lei exige o planejamento da futura atuação administrativa. Isso significa quanto às compras, que toda aquisição deverá ser antecedida da avaliação da necessidade e utilidade do objeto adquirido” (grifo nosso).
4. Um dos pontos críticos para a agilidade da contratação direta é a obtenção de orçamentos junto dos possíveis fornecedores. O Tribunal de Contas do Estado do Paraná, estabeleceu como praxe interna, para as contratações em que a licitação é dispensável, a necessidade de juntada de, no mínimo, 3 (três) orçamentos. Muitas vezes as empresas para as quais os orçamentos são solicitados demoram demasiadamente para restituí-los e, em conseqüência, há atraso no atendimento da requisição. Assim, se o requisitante, por sua iniciativa, encaminhar 3 (três) orçamentos juntamente com a requisição, o procedimento de contratação tornar-se-á sensivelmente mais célere, razão pela qual recomendamos este procedimento.
5. Não é demais ressaltar a importância da utilização do Fundo Rotativo para atendimento das despesas constantes no item 5 do Manual de Instruções daquele instrumento, posto que se traduz em ferramenta que viabiliza considerável redução dos trâmites burocráticos e conseqüente ganho de tempo na satisfação das necessidades. Assim, se a despesa puder ser enquadrada como de atendimento pelo Fundo Rotativo, esta não deverá ser encaminhada ao Departamento do Patrimônio.
6. Diante de todo o exposto, com o objetivo de tornar o processo de contratação mais ágil, transparente e adequado ao arcabouço jurídico que disciplina a matéria, a seguir apresentamos o modelo de requisição para compras e serviços, que a partir desta comunicação passa a ser de adoção necessária para as futuras requisições.

Orientamos que todos os campos da requisição sejam preenchidos e que, havendo dificuldade nesta etapa, o requisitante entre em contato com a Divisão de Compras do Departamento do Patrimônio, pelo telefone nº (41) 3252-2342 ou pelo e-mail cly@tj.pr.gov.br, para esclarecimentos complementares.

Requerimento de Pagamento
Requisição de compras

Curitiba, 26/01/2006.